K čemu se využívají virtuální sídla? Pro koho se hodí? Než začneme podnikat, je zapotřebí zamyslet se nad mnoha faktory. Když pomineme záležitosti týkající se předmětu podnikání, zbývá ještě nemálo administrativních povinností, které bude třeba vyřešit. Jednou z nich je umístění sídla firmy, přičemž v některých případech může nastat problém. Jednak pokud máme obchodní prostory v pronájmu a majitel nám odmítne dát souhlas a jednak v případě, že k našemu podnikání vlastně žádné fyzické prostory nepotřebujeme a nechceme si zbytečně platit za nějakou kancelář, kterou ani nevyužijeme.
Virtuální sídla – co to vlastně je a jak to funguje?
Jde o službu, která podnikateli zajistí možnosti umístit si své sídlo do některé z nabízených nemovitostí a zároveň splnit další zákonné podmínky. To znamená, označení firmy a možnost přijímání pošty. Standardně to bývá řešeno recepcí, kde případné dokumenty přijmou a následně s nimi naloží, dle dohody se zákazníkem, v souladu s ujednaným servisem.
Jak a kde začít
Nejjednodušším způsobem je prosté zadání pojmu do internetového vyhledávače. Objeví se řada odkazů, reklam a článků zabývajících se touto tématikou. Následovat by měl průzkum a porovnání nabízených služeb, dostupných adres a ceníků. Dobrým znamením je i dostatek přehledných informací na stránkách potenciálního poskytovatele. Po průzkumu a propočtu cen není na škodu několik vybraných společností kontaktovat s doplňujícími dotazy.
Na co se při porovnání zaměřit?
· Ceník – a především to, jak jsou ceny uvedeny a co obsahují
· Rozsah základních i nadstandardních služeb
· Portfolio nemovitostí
· Vybavenost a vzhled nemovitostí
Máme vybráno, a co dál?
Další postup není nijak náročný. V zásadě jde jen o jednoduchou objednávku, podobnou jako nákup na e-shopu. Webové rozhraní vás většinou vede jednoduše, krok za krokem od zadání údajů o firmě (a bohužel i soukromých údajích jednatelů) přes zvolení adresy a doby pronájmu až po případný výběr doplňkových služeb. Pokud dáváme přednost osobnějšímu přístupu, je možné firmu kontaktovat telefonicky či prostřednictvím emailu a objednávku vyřídit přímo s jejich pracovníkem. Se vším poradí a vysvětlí případné nejasnosti.
Smlouva a platba
Po dokončení objednávky bude připravena smlouva o poskytnutí sídla na dobu, která je v objednávce stanovena, a vystavena faktura. Virtuální sídla se nejčastěji objednávají na dvanáct měsíců a více. Zpravidla to bývá tak, že čím delší doba, tím nižší je výsledná měsíční částka. Po zaplacení bude vygenerováno potvrzení a v závislosti na objednaných službách zřízeny potřebné přístupy.
Provoz a praktické doplňkové služby
Sídlo je založeno a podnikání může běžet. Jak to probíhá dál? To se může lišit v závislosti na zvoleném poskytovateli, ale standardně by měl být zákazník upozorněn v případě příchozí pošty. Ta pak může být buďto uložena k vyzvednutí, naskenována a zaslána na email či fyzicky přeposlána na zvolenou adresu.
Mezi další praktické služby patří:
· Služby recepce
· Příjem telefonátů
· Krátkodobý pronájem zasedacích místností
· Služby asistentky
· Administrativní zázemí, kopírovací služby
Vše na jednom místě
Díky neustálému rozšiřování služeb a působnosti se poskytovatelé virtuálních sídel často profilují jako společnosti zajišťující komplexní servis pro podnikatele. Každý si tak může zvolit, jaké služby bude využívat, za co se vyplatí si připlatit a za co nikoli. Pro drobné podnikání či samostatné živnostníky může postačit jednoduché sídlo a možnost vyzvednout si poštu. Větší podniky mohou ocenit prostory k jednání s obchodními partnery, asistentku či další doplňující servis. Důležité je, že možností je dostatek a každý si tak může zvolit, co bude vyhovovat právě jeho potřebám.
